הלכה פסוקה היא כי נטל ההוכחה בעניין הזכאות לדמי נסיעות מוטל על העובד. על העובד נטל ההוכחה להוכיח מה היו הוצאותיו ומתי הוציא אותן בפועל (דב"ע נו/3-64 צדוק ויולט נ' גאולה בלדב [פורסם בנבו] ניתן ביום 10.9.96) במידה ולא הוכיח העובד הוצאותיו, לא קמה לו הזכות שהמעביד ישתתף בהם.
אך צריך לדעת כי על אף זאת, בתי הדין לעבודה, נוהגים בגמישות רבה עם העובד בכל הקשור לדרכי הוכחת הוצאות הנסיעה לעבודה ונפסק, כי לצורך הוכחת הזכאות לדמי נסיעה די באמירה כללית של העובד כי לא קבל דמי נסיעות, כאשר ברור כי לאור מקום עבודתו המרוחק של העובד היה זקוק לתחבורה על מנת להגיע אליה. (דב"ע נא/ /60-3 עטאללה בלוט נ' עזרא לוי ובניו בע"מ, פד"ע כג 409).
צו ההרחבה בדבר השתתפות המעביד בהוצאות נסיעה לעבודה וממנה (להלן: "צו ההרחבה"), קובע בין היתר, כדלקמן:
"3. כל עובד, הזקוק לתחבורה כדי להגיע למקום עבודתו, זכאי לקבל ממעסיקו השתתפות, עד המכסימום האמור בסעיף 2, בהוצאות נסיעה לעבודה וממנה בעד כל יום עבודה בפועל בו השתמש בתחבורה כדי להגיע למקום עבודתו.
- הוצאות הנסיעה ייקבעו לפי מחיר נסיעה מוזל באוטובוס ציבורי או כרטיס מינוי חודשי מוזל ממקום מגורי העובד למקום עבודתו, על יסוד כרטיס הנחה של כמה הנסיעות, אם קיים כרטיס הנחה כזה."
יש לשים לב שסעיף 3 של צו ההרחבה, מתייחס להיזקקות לתחבורה ולאו דווקא לתחבורה ציבורית (להלן: "מבחן ההיזקקות"). בעוד שסעיף 4 קובע את השיעור לאותה השתתפות, והשיעור נקבע בהתאם להוצאות נסיעה בתחבורה ציבורית. מכאן, שהזכאות להחזר הוצאות נסיעה קיימת גם לעובד שאינו נזקק לתחבורה ציבורית, ובלבד שעל-פי אמות מידה אובייקטיביות הוא "זקוק לתחבורה כדי להגיע למקום עבודתו"
(ר' דב"ע נו/46-3 רונית עילם נ' אטלס שרותי כ"א בע"מ [פורסם בנבו] פד"ע ל 65).
אין בצו ההרחבה, מרחק מינימאלי שניתן לקבוע לאורו מתי יזקק עובד לתחבורה כדי להגיע למקום עבודתו, והתשובה לשאלה זו עשויה להיות שונה מעובד לעובד, בהתחשב בנסיבות מצבו, גילו, המרחק ממקום העבודה, המבנה הטופוגרפי במקום המגורים וכיוצא בזה
(ע"ע 100/06 עיריית טירה נ' עבד אלרחמאן קשוע, [פורסם בנבו] ניתן ביום 22.5.06, (להלן: "עניין קשוע")).
בעניין קשוע נקבעה חזקה ולפיה עובד המתגורר פחות מ-500 מ' ממקום עבודתו, אינו זקוק לתחבורה ציבורית.